Tłumaczenie ustne na spotkaniach biznesowych – poradnik dla klienta

Organizacja tłumaczenia ustnego na potrzeby spotkań biznesowych (tj. spotkań zarządu/rady nadzorczej, negocjacji biznesowych, kolacji z kontrahentami itp.) przebiega inaczej niż ma to miejsce w przypadku konferencji (szczegóły w poprzednim poradniku). Z tego też powodu postanowiłem napisać osobny artykuł omawiający te właśnie okoliczności. Zacznijmy jednak od tego, co tłumaczenie w czasie spotkań biznesowych ma wspólnego z wszelkimi innymi typami tłumaczenia ustnego…


Profesjonalizm to podstawa

Wspominałem już o tym wielokrotnie, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zrobić to raz jeszcze – na tłumaczach (ustnych czy pisemnych) oszczędzać nie warto. Tłumaczenie ustne spotkania biznesowego związane jest z ogromną odpowiedzialnością oraz wymaga dużego doświadczenia i wiedzy z dziedziny prawa i biznesu. Świeżo upieczony lingwista bez wieloletniej praktyki w zawodzie tłumacza konferencyjnego może nie poradzić sobie z tak wymagającym zadaniem. Nie bez znaczenia pozostają tu również odpowiednia prezencja i znajomość protokołu dyplomatycznego, które pomogą tłumaczowi lepiej się odnaleźć i skuteczniej wykonywać swoją pracę w tak wymagających warunkach.


Jaki tryb tłumaczenia ustnego wybrać?

Jeszcze na etapie negocjacji tłumacz wraz z klientem powinni szczegółowo omówić formę i okoliczności, w jakich ma odbyć się spotkanie. W oparciu o uzyskane informacje tłumacz powinien zasugerować klientowi tryb tłumaczenia, który pozwoli uzyskać najwyższą wierność przekładu, nie zakłócając przy tym przebiegu spotkania. W większości wypadków najlepszym rozwiązaniem będzie tu tłumaczenie liaison lub tłumaczenie liaison w połączeniu z tłumaczeniem szeptanym (chuchotage).


1. Tłumaczenie liaison (+ szeptanka)

Klientom zamawiającym tłumaczenie konsekutywne bardzo często chodzi tak na prawdę właśnie o tłumaczenie liaison. Nic dziwnego, ponieważ tryby te są do siebie podobne – w tłumaczeniu liaison, tak jak w tłumaczeniu konsekutywnym, tłumacz najpierw słucha wypowiedzi mówcy, a później tłumaczy ją na język docelowy, posiłkując się wykonywanymi na bieżąco notatkami. Główna różnica polega na tym, że w przypadku tłumaczenia liaison fragmenty wypowiedzi są znacznie krótsze (jeden fragment = jedna pełna myśl), a tłumaczenie odbywa się zazwyczaj w obie strony – tłumacz jest „łącznikiem” (fr. liaison) między stronami spotkania. Zastosowanie tego trybu tłumaczenia pozwala na utrzymanie naturalnego toku rozmowy oraz zachowanie wysokiej wierności przekładu. Tłumacz najczęściej siedzi z uczestnikami spotkania przy jednym stole, dzięki czemu może w każdej chwili zadać pytanie pomocnicze lub poprosić o wyjaśnienie.

Podczas niektórych spotkań przez większość czasu mówi tylko jedna ze stron, podczas gdy druga głównie słucha i w razie potrzeby zadaje pytania. W takich okolicznościach można wprowadzić niewielką modyfikację powyższego trybu i zniwelować jeden z jego mankamentów, jakim jest wydłużenie czasu trwania spotkania. Zajmując miejsce obok strony nastawionej bardziej na „odbiór”, tłumacz może wykonać dla niej tłumaczenie symultaniczne szeptane (inaczej chuchotage), przechodząc w tryb liaison zawsze wtedy, kiedy dotychczasowy odbiorca będzie chciał coś dodać lub zadać pytanie. Jedynym ograniczenie jest tutaj liczba osób, które będą w stanie usłyszeć szept tłumacza – nie może być on zbyt głośny, żeby nie zakłócać przebiegu spotkania (maksymalna liczba słuchaczy dla tłumaczenia szeptanego to 2-3). Tłumaczenie w trybie liaison + szeptanka doskonale sprawdza się podczas spotkań, w których uczestniczy tylko jedna osoba obcojęzyczna (np. spotkanie zarządu z udziałem obcojęzycznego prezesa).

Ten tryb tłumaczenia jest bardzo elastyczny i można go z powodzeniem stosować podczas większości spotkań biznesowych. Jego dodatkową zaletą jest to, że nie wymaga wykorzystania żadnego specjalistycznego sprzętu, co istotnie wpływa na cenę usługi. Co więcej, jeśli tłumaczenie liaison nie trwa dłużej niż 4 godziny,  może być wykonywane przez jednego tłumacza.

Jeśli chodzi o ograniczenia, podkreślić należy konieczność zachowania odpowiedniego porządku obrad. Tłumaczenie liaison polega na naprzemiennym tłumaczeniu krótkich komunikatów każdej ze stron. Problemy zaczynają się wtedy, kiedy w jednym momencie toczy się więcej niż jedna rozmowa lub uczestnicy spotkania mówią „jeden przez drugiego”.  Uczestnicy powinni zostać w takiej sytuacji przywołani do porządku przez stronę zamawiającą tłumaczenie, ponieważ może to znacznie utrudnić lub uniemożliwić jego należyte wykonanie.


2. Tłumaczenie symultaniczne przez zestaw tour guide

Jeśli z uwagi na ograniczenia czasowe zastosowanie tłumaczenia liaison nie jest możliwe, rozwiązaniem jest tłumaczenie symultaniczne przez zestaw tour guide – każdy z uczestników otrzymuje przenośny odbiornik z słuchawkami, dzięki któremu może słuchać komunikatu podawanego na żywo przez tłumaczy do mikrofonu (bez kabiny). W sytuacji idealnej każda z osób uczestniczących w spotkaniu również miałaby osobny mikrofon, jednak najczęściej nie jest to możliwe i tłumacze muszą opierać się jedynie na własnym słuchu. Dlatego właśnie istotne jest uprzednie sprawdzenie akustyki sali, jak również, tak jak przy poprzednim trybie, zachowanie względnego porządku podczas spotkania (unikanie „kakofonii”).

Tłumaczenie symultaniczne przez zestaw tour guide, tak jak jego wersja kabinowa, wykonywane jest zawsze przez dwóch tłumaczy.

Z uwagi na konieczność zapewnienia specjalistycznego sprzętu do tłumaczenia, rozwiązanie to jest związane z nieco wyższą ceną (obsługa takiego sprzętu nie jest skomplikowana, dlatego wsparcie technika nie jest wymagane), jednak pozwala zaoszczędzić czas i zniwelować ograniczenie liczby odbiorców, z którym mamy do czynienia przy tłumaczeniu szeptanym.


3. Tłumaczenie konsekutywne

Jeżeli w trakcie spotkania biznesowego poszczególni uczestnicy wygłaszają dłuższe prezentacje, dobrym rozwiązaniem może się okazać tłumaczenie konsekutywne. Mówca wygłasza komunikat dłuższymi (kilkuminutowymi) fragmentami, a następnie tłumacz przekłada go na język docelowy (mówca i tłumacz wypowiadają się naprzemiennie), wykorzystując sporządzane na bieżąco notatki.

Kwestie takie jak konieczność wykorzystania sprzętu audio (mikrofon i głośniki) oraz miejsce zajmowane przez tłumacza (siedzące przy stole, stojące obok mówcy) zależne będą od akustyki sali oraz okoliczności towarzyszących spotkaniu i należy ustalić je z wyprzedzeniem.

Tłumaczenie konsekutywne może być wykonywane przez jednego tłumacza jeśli nie trwa dłużej niż 4 godziny. Jest ono rozwiązaniem korzystnym cenowo, jednak jego zastosowanie może wydłużyć spotkanie nawet o połowę.


Wsparcie merytoryczne tłumaczy

Często zdarza się, że spotkania biznesowe nie mają z góry ustalonej formuły. Najczęściej jednak możliwe jest nakreślenie obszaru tematycznego, którego ma ono dotyczyć. Taka z pozoru ogólna informacja może okazać się dla tłumaczy bezcenna i znacząco ułatwić przygotowania. Nawet jeśli klientowi wydaje się, że spotkanie będzie dotyczyło „bardzo ogólnych zagadnień” i w jego trakcie nie będzie używana „żadna specjalistyczna terminologia”, powinien on zadać sobie pytanie, czy z perspektywy osoby spoza branży rzeczywiście tak jest.

Jeżeli klient dysponuje takimi materiałami, jak plan spotkania, prezentacje uczestników, czy cokolwiek innego, co mogłoby okazać się dla tłumaczy pomocne, powinien udostępnić je przynajmniej 48 godzin przed rozpoczęciem tłumaczenia.

Tematyka spotkań biznesowych bardzo często jest ściśle poufna, jednak każdy zawodowy tłumacz chętnie podpisze odpowiednią umowę lub oświadczenie o zachowaniu pełnej poufności otrzymanych materiałów.


Komfort pracy tłumaczy

Tak jak w przypadku konferencji, również podczas tłumaczenia spotkań biznesowych komfort pracy tłumaczy ma znaczący wpływ na jakość świadczonej usługi.

Czas pracy tłumaczy nie powinien przekraczać 8 godzin dziennie (wliczając przerwy). Powinna im również przysługiwać przynajmniej jedna przerwa na 3 godziny pracy, w tym jedna dłuższa na posiłek. Podczas przerw tłumacze nie powinni być proszeni o wykonywanie żadnych dodatkowych zadań (np. tłumaczeń pisemnych czy tłumaczeń ustnych prywatnych rozmów przy lunchu). Niemniej ważne jest zapewnienie tłumaczom dostępu do jedzenia oraz napojów. Podczas wielogodzinnych spotkań jeden ciepły posiłek i dostęp do wody to absolutne minimum.

Jeśli wykonanie zlecenia będzie wymagało od tłumaczy odbycia podróży lub wynajęcia pokojów w hotelu, wszelkie koszty z tym związane powinny zostać pokryte przez klienta (szczegóły należy omówić z wyprzedzeniem). Miejsce zakwaterowania tłumaczy nie powinno być oddalone od miejsca, w którym ma odbyć się spotkanie. Pozwala to zminimalizować ryzyko związane z wystąpieniem nieprzewidzianych okoliczności, które mogłyby uniemożliwić tłumaczom stawienie się na czas.


Tak samo jak w przypadku konferencji, organizacja tłumaczenia podczas spotkań biznesowych wymaga pewnej wiedzy na temat zawodu tłumacza, którą to staram się przekazać w tym poradniku w sposób możliwie przyjazny i skrótowy. W większości przypadków najistotniejsza jest po prostu skuteczna komunikacja między biurem tłumaczeń a klientem, która pozwala z wyprzedzeniem rozwiać wszelkie wątpliwości, omówić najistotniejsze zagadnienia i uzyskać pożądany efekt – profesjonalnie wykonane tłumaczenie spotkania biznesowego.